Zakelijke kosten

Van uw opbrengsten mag u zakelijke kosten aftrekken. Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar. Zakelijke kosten waarmee u te maken kunt krijgen, zijn:

  • adviezen over de levensvatbaarheid van de onderneming
  • inschrijving in het handelsregister
  • huur van bedrijfsruimte
  • briefpapier en ander correspondentiemateriaal
  • inrichting van een kantoor of werkplaats
  • onderhoudskosten
  • verzekeringen

Zakelijke kosten kunt u helemaal aftrekken van uw opbrengsten. Eventuele vergoedingen die u voor de kosten hebt ontvangen, moet u bij uw opbrengsten tellen. Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als een persoonlijk karakter: van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Kosten die u maakt in de aanloopfase van uw onderneming, kunnen ook aftrekbaar zijn.

WAT TE DOEN MET BTW

Voor elk product of dienst ontvangt u als ondernemer een factuur waarbij de kosten plus de te betalen BTW worden vermeld. De vermelde BTW kan via de BTW worden teruggevorderd. Is het niet mogelijk de betaalde BTW over de gemaakte kosten terug te vorderen (er staat bijvoorbeeld geen BTW op de factuur) dan dient het totale bedrag (inclusief de BTW) als kosten te worden geboekt.

VOORUITBETAALDE KOSTEN

Kosten welke vooruit zijn betaald zijn aftrekbaar in het jaar waarop ze betrekking hebben. Dit betekent dat u sommige betalingen (gedeeltelijk) moet activeren op de balans in plaats van als kosten direct af te trekken van de winst. Het gaat hier om vooruitbetaalde kosten zoals huur, verzekering, rente, etc. Met het activeren wordt voorkomen dat u winst naar voren schuift en zodoende de belastingbetaling vooruitschuift. Betreft het kleine bedragen dan doet de belastingdienst echter niet zo moeilijk.

VOORRAADWAARDERING

De waardepaling van de voorraad aan het einde van het jaar is medebepalend voor de kosten van de omzet. Een relatief hoge/lage waarde van de voorraad betekent respectievelijk een hogere/lagere winst. Voor de voorraadwaardering (dus mede de bepaling van de kostprijs van de omzet) zijn diverse methodes (fifo, lifo, etc.) waaruit u kunt kiezen. Het is echter niet toegestaan om naar gelang de situatie zomaar van waarderingssysteem te wisselen. Het gebruikte waarderingssysteem moet er in principe op neer komen dat de voorraad gewaardeerd wordt tegen de kostprijs. Informeer bij uw accountant voor het meeste geschikte systeem.

PRIVÉ ONTTREKKINGEN

Het privégebruik van goederen en/of diensten wordt gezien als privéonttrekkingen uit de onderneming. Deze zijn mede bepalend voor de winst en de BTW-afdracht en moet u dus apart administreren.

NIET AFTREKBARE KOSTEN

Kosten waarvan de belastingdienst uitgaat dat ze alleen een persoonlijk belang hebben (en dus geen enkel zakelijk belang) worden gezien als niet aftrekbare kosten. Kosten met zowel een persoonlijk als een zakelijk belang worden gezien als gemengde kosten.

Het vergt enige inspanning om de regelgeving bij te zijn. Laat u tijdig adviseren om later niet voor verrassingen te komen te staan.